📅 Agenda
Ce module est accessible depuis la barre de navigation verticale via l'item 
.
Si ce module n'apparait pas dans votre Bnum, vous pouvez consulter l'article Accueil & Interface, et plus particulièrement la présentation de la barre de navigation verticale.
Interface du module
La page affichée dans le module dispose :
- d'une colonne "Agenda" pour choisir les agendas affichés,
- d'une barre d'outils et de recherche spécifique au module,
- d'un espace où s'affiche les évènements selon le type de vue choisie.
Voici un exemple d'affichage en vue semaine.
Colonne Agenda
Cette zone vous permet rapidement de visualiser la liste des agendas que vous avez choisi de pourvoir consulter en plus de votre agenda personnel. Cette liste présente deux actions rapides :
- une case a cocher à gauche de chaque Agenda pour demander leur affichage,
- un œil à droite pour voir uniquement un seul agenda.
La calendrier mensuel présent en bas de la colonne vous rappelle les numéros de semaine et permet de sélectionner rapidement une date en cliquant dessus. Il vous positionne alors sur cette date dans l'espace d'affichage des agendas.
Il peut être masqué en cliquant sur la flèche blanche pointant vers le bas, située en haut du petit calendrier... celui-ci se replie et propose alors une simple flèche pointant vers le haut... un nouveau clic, le petit calendrier sera à nouveau visible.
Barre d'outils spécifiques aux agendas
Sur la première ligne les icones ou zone permettent :
- de rafraichir l'affichage,
- de créer un nouvel événement
- d'imprimer les agendas affichés
- d'importer un fichier au format icalendar (.ics) dans un agenda dont vous êtes propriétaire ou gestionnaire (voir Partager un agenda)
- d'exporter un agenda dont vous êtes propriétaire ou gestionnaire (voir Partager un agenda)
- de faire une recherche par mot clé dans les agendas affichés (le résultat de la recherche s'affiche dans une liste chronologique)
Sur la seconde ligne les icones permettent :
- de sélectionner le type de vue (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou mode planning)
- de naviguer selon la vue vers l'affichage du jour, de la semaine, du mois précédent ou suivant.
Pour aller plus loin
Depuis le bouton Actions vous disposez de fonctions supplémentaires pour gérer vos agendas.
Ajouter un agenda
La pop-up qui s'affiche permet de :
- créer un agenda personnel supplémentaire, par exemple pour intégrer les Vacances scolaires ou gérer à part vos rendez-vous personnel,
- définir un lien vers un agenda externe de type Pronote, Google ou Microsoft O365 pour afficher dans le Bnum les rendez-vous gérés sur un autre système.
Configuration
Vous pouvez définir le Nom de l'agenda, la Couleur d'affichage des évènements de cet agenda et si vous souhaitez Afficher les rappels via le bouton On/Off pour avoir les notifications pour cet agenda (voir Notifications pour le module Agenda).
Calendrier externe
Après avoir mis à On le bouton On/Off Synchroniser ce calendrier avec une source externe, vous pourrez saisir l'url de l'ics fourni par le calendrier externe dans la zone Lien vers le calendrier externe.
Lorsque vous insérer un agenda Google, il faut utiliser le lien secret et le copier avec le bouton copier en bout de ligne.<\br>
Pour avoir la visibilité de l'agenda d'un collègue, il ne faut pas utiliser la fonction Ajouter un agenda. Il faut que :
Modifier l'agenda
La fonction Modifier l'agenda affiche la même pop-up que la fonction Ajouter un agenda. Elle permet de ne modifier que la couleur de l'agenda et le choix d'avoir ou non des notifications pour l'agenda précédemment sélectionné dans la colonne Agenda.
Supprimer l'agenda / Vider l'agenda
Ces deux fonctions permettent, si vous êtes propriétaire ou gestionnaire de l'agenda sélectionné dans la colonne Agenda, de :
- Supprimer définitivement l'agenda si vous possédez le droit de le supprimer (voir Supprimer un agenda)
- vider l'agenda pour supprimer tous les évènements qu'il contient mais conserver l'agenda.
Afficher l'URL de l'agenda
Cette fonction ouvre une pop-up qui propose différentes URL pour partager votre agenda.
En fonction de l'outil dans lequel vous voulez afficher votre agenda, vous pouvez Copier le lien adapté. En général, le lien à utiliser est celui disponible dans le bloc Partager mon agenda.
S'il s'agit de disposer de vos rendez-vous dans le calendrier de votre smartphone, la synchronisation entre la messagerie et votre mobile est à privilégier.
Fréquence des mises à jour
Pour les calendriers externes que vous ajoutez dans le Bnum, ils seront actualisés 4 fois par jour. Par contre la fréquence des mises à jour dans l'application distante (Outlook, Gmail ....) ne dépend pas du Bnum mais bien de l'application distante. Il faut parfois être patient, voir très patient, pour voir les mises à jour prises en compte.
Configurer la prise de rendez-vous
Cette fonction permet de définir des plages dans votre agenda pendant lesquelles vos interlocuteurs peuvent prendre rendez-vous avec vous selon des critères que vous définissez.
Le fonctionnement détaillé est décrit dans l'article Proposer la prise de rendez-vous
Gérer les agendas
Cette fonction affiche la page Configuration / Mes ressources / Agendas
Créer un nouvel évènement
Cette fonction de création est détaillée pas à pas dans l'article Apprendre à Creer un évènement
Gérer un évènement existant
En cliquant depuis l'affichage de l'agenda sur un évènement une pop-up s'ouvre. Celle-ci rappelle les informations sur l'évènement, indique les réponses des participants à l'évènement. Elle dispose d'une barre d'outils permettant de gérer l'évènement.
Suivre les participants
Chaque participant à un évènement a le choix d'accepter, d'accepter provisoirement ou de refuser l'invitation. Lors de la visualisation de l'évènement depuis son calendrier, le statut des participants s'affiche avec :
- un cartable : il s'agit de l'organisateur de la réunion
- une coche sur fond vert : réunion acceptée
- un point d'interrogation : absence de réponse
- une coche sur fond orange : réunion acceptée provisoirement
- une interdiction : réunion refusée
Modifier
La fonction Modifier affiche l'évènement tel qu'il était au moment où vous l'avez sauvegardé ou tel que vous l'avez reçu via une invitation.
Si vous êtes ... (Titre pe
... invité à un évènement, vous ne pourrez modifier que les zones qui vous sont propres. (réponse sur votre présence, statut d'occupation ...), Les informations comme le lieu, la date, l'heure ne sont modifiables que par l'organisateur de l'évènement. ... l'organisateur de l'évènement, vous pouvez modifier toutes les zones. Pour connaitre le [détail des notifications envoyées dans ce cas](bnum_tutoriels-apprendre_05_evenement.md#notifier-les-participants).
Encadré couleur alerte
Modification d'un évènement récurrent
La modification d'une occurence d'un évènement récurrent n'est pas une bonne pratique. Il est préférable de créer dans ce cas plusieurs évènement.
Si vous souhaitez quand même le faire, attention à la portée de la modification
en choisissant avec attention ce que vous souhaitez faire.
Supprimer
La fonction Supprimer supprime l'évènement.
S'il s'agit d'un évènement avec des participants dont vous êtes l'organisateur, la suppression de ce dernier le supprimera aussi des agendas des participants qui ne l'ont pas encore accepté ou refuser.
Pour les autres, ils auront le choix entre le supprimer de leur agenda ou le barrer dans leur agenda.
S'il s'agit d'un évènement récurrent, attention à la portée de la suppression
en choisissant avec attention ce que vous souhaitez faire.
Partager un évènement
Cette fonction vous propose de saisir l''adresse mél d'un destinataire qui recevra un fichier ics qu'il pourra importer dans son propre agenda.
Options
Ce bouton propose selon l'évènement sélectionné un ou plusieurs des items suivants :
Télécharger un évènement
Cette fonction permet de récupérer un ics de l'évènement que vous pouvez importer dans un calendrier hors Melanie (Google par exemple).
Ecrire aux participants de l'évènement
Cette fonction permet d'envoyer un courriel à l'ensemble des participants, utile pour leur rappeler la réunion par exemple.
S'inviter
Cette fonction permet des'inviter à un évènement présent dans un agenda que l'on vous partage, cette option n'est pas disponible si vous êtes déjà participant de cet évènement.
Copier un évènement sans les participants
Cette fonction permet de récupérer toutes les informations d'un évènement (sauf les participants) affiche un nouvel évènement que vous pouvez modifier et enregistrer.
Dupliquer un évènement
Cette fonction permet de créer un nouvel évènement, strictement identique au premier et d'en modifier par exemple la date et heure. Cette option est plus souple qu'une occurence quand l'évènement se répète mais pas de manière cyclique ou en étant légèrement modifié à chaque fois.
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