Filtres

Cette section permet de gérer des filtres de messagerie pour automatiser le traitement ou le classement de vos Méls.

Vous pouvez agir sur les filtres de courriels pour :

votre BAL Individuelle (BALI)
les boites partagées (BALU ou BALF) dont vous êtes gestionnaire.

Principes

Tous les courriels que vous recevez arrivent dans la boîte de réception par défaut, sans traitement particulier. Vous pouvez toutefois en automatiser le classement dès leur arrivée ou leur transfert à d'autres destinataires par exemple.

Avec les filtres, vous pourrez définir des actions qui s'exécuteront automatiquement à chaque réception de courriel.

Dès l'arrivée d'un mail dans la boîte de réception, l'ensemble des règles de filtrage que vous aurez créées sera parcouru.

Le courriel est testé par toutes les conditions spécifiées dans vos filtres.

Si ces conditions sont réunies, les actions que vous avez spécifiées seront exécutées sur ce message.

Si aucun filtre ne conditionne la réception du courriel, il sera déposé dans la boîte de réception.

Première étape : choisir la BAL concernée

Avant tout, vous devez choisir, dans la colonne Actions pour quelle boite aux lettres vous allez créer un filtre.

Ce choix se fait grâce à une liste déroulante qui vous propose :

votre BAL Individuelle (systématiquement)
les BAL d'Unité ou Fonctionnelle (si vous en êtes gestionnaire)

Il faut cliquer sur la petite flèche devant le nom de la BAL en cours d'affichage pour changer de BAL.

Cas des BALA (Astreinte ou Application)

Pour une Boite Aux Lettres Applicative/Astreinte (BALA), vous devez vous connecter à la BALA pour créer des filtres. Celle-ci dispose de ses propre identifiant et mot de passe.

Deuxième étape : choisir le jeu de filtres

Toujours dans la colonne Actions, après avoir choisi la BAL avec laquelle vous allez travailler, vous devez choisir le jeu de filtres à utiliser.

Par défaut chaque BAL dispose d'un jeu de filtre nommé "Mes filtres".

Les règles de filtrage sont déclinées par jeux, ce qui vous permet de donner des suites différentes à vos courriels selon que vous soyez en congé, en déplacement ou occupé à d'autres obligations professionnelles si vous le souhaitez.

Jeu de filtre actif

Un seul jeu de filtre peut être actif à un instant donné. Il est signalé par (Activé).

Selon vos besoins, vous pourrez décider d'utiliser seulement le jeu de filtres "Mes filtres" présent par défaut ou d'en créer d'autres et ce, pour chacune des boîtes que vous gérez.

Vous activerez celui qui convient à la situation du moment.

Troisième étape : gérer les filtres

Vous pouvez en utilisant la roue crantée Actions :

Ajouter des jeux de filtres
Modifier le jeu de filtres sélectionné
Activer/Désactiver un jeu de filtres.

Créer un filtre

Pour créer un filtre, après avoir sélectionnez la BAL puis le jeu de filtres dans lequel il sera défini, cliquez sur le bouton « + Créer».

Nom du filtre

Le nom que vous souhaitez donner à votre nouveau filtre

Le filtre est activé

Bouton On/Off qui permet d'activer ou non le filtre au sein du jeu de filtre. Il sera actif par défaut et donc automatiquement appliqué aux nouveaux messages après l'enregistrement du filtre si le jeu de filtres est actif.

Activation du filtre & du jeu de filtre

Un filtre sera pris en compte uniquement s'il est actif au sein d'un jeu de filtre activé.

Portée

Vous choisissez si votre filtre s'applique :

correspondant à toutes les règles suivantes, uniquement si le courriel vérifie toutes les règles définies ensuite,
valident au moins une des conditions suivantes, si le courriel vérifie une des règles définies ensuite,
tous les courriels, à tous les courriels, il est alors inutile de définir des règles (la partie Règles sera masquée).

Règles

Une règle est définie par trois champs :

le champ du courriel à évaluer : Objet, De (expéditeur du courriel), A (destinataire du courriel), Corps (contenu du courriel), Taille, Message
le test à effectuer : contient, ne contient pas ...
la valeur, les mots à comparer, rechercher ...

Pour ajouter une autre règle, cliquez sur le bouton ** + ** après la règle. Pour en supprimer une , cliquez sur le bouton représentant une poubelle.

Les combinaisons champ à évaluer, test à effectuer sont très nombreuses, nous ne pouvons pas les décrire toutes mais si vous rencontrez une difficulté à mettre en oeuvre votre filtre vous pouvez rejoindre le [Canal de discussion #Bnum-infos](https://fabrique-numerique.gitbook.io/bnum/bienvenue/besoin-daide/canal-de-discussion-bnum-infos)

Encadré couleur alerte

Utilisation avancée

Dans la liste déroulante proposant les champs que l'on peut évaluer, le choix "..." permet d'évaluer tout champ constituant un message.

Son usage est réservé aux utilisateurs avancés, les champs les plus usuels étant proposés dans la liste déroulante.

Pour trouver le nom d'un champ absent de la liste, vous pouvez par exemple visualiser le code source d'un message depuis un courriel.

Actions

L'action à effectuer sur le courriel qui répond à la règle (ou aux règles) définies précédemment est décrit en deux étapes :

choisissez l'action dans la liste proposée,
complétez si nécessaire le champ affiché à gauche de l'action sélectionnée

Pour ajouter une autre action, cliquez sur le bouton « + » après la dernière action. Pour supprimer une action, cliquez sur le bouton représentant une poubelle.

Arrêt de l'évaluation des règles (Titre peut être vide mais doit rester sion veut le picto)

C'est une action particulière qui influe sur les autres filtres.

Tant qu'un filtre ne dispose pas d'une action demandant l'arrêt de l'analyse, les filtres suivants sont testés sur le courriel entrant.

Si cette action est sélectionnée et que le message correspond à la règle (ou aux règles), les filtres restants ne seront pas appliqués.

Enregistrer

Lorsque votre filtre est finalisé, vous cliquez sur le bouton Enregistrer pour le mémoriser.

Il s'appliquera aux nouveaux messages, il n'est pas possible de tester un filtre sur les messages déjà présents dans la BAL.

Créer un filtre depuis un courriel

Il est également possible de créer des filtres à la consultation des courriels grâce au menu contextuel qui s'affiche par clic droit.

Une pop-up en deux étapes :

Choix des informations à récupérer ou non (Sujet, Expéditeur, destinataire) pour alimenter les règles pré-remplies avec les valeurs du courriel qui sert de modèle,
Nommage du filtre, choix du jeu de filtre, vérification des règles et choix des actions à effectuer.

Cette création rapide est possible dans votre BALI, et si vous êtes gestionnaire dans une BALU ou BALF.

Bonnes pratiques

L'écriture d'un filtre qui comprend plusieurs règles ou plusieurs actions doit être rigoureuse. Il est donc conseillé de le bâtir pas à pas :

décrire une seule règle et une seule action dans un premier temps,
ajouter une règle supplémentaire à la fois, en vérifiant à chaque étape que les messages à filtrer sont toujours pris en compte,
ajouter une action supplémentaire à la fois, en vérifiant que les différentes actions sont réalisées.
réfléchir à l'opportunité d'utiliser l'arrêt de l'évaluation des filtres suivants.

Des utilisations avancées des filtres (purge de messages, affectation d'étiquettes ...) sont présentées dans l'article filtre-et-purge-automatique.md

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N'hésitez pas à venir en parler avec nous dans le salon de discussion #Bnum-infos