📄 Documents

Ce module est accessible depuis la barre de navigation verticale via l'item . Si ce module n'apparait pas dans votre Bnum, vous pouvez consulter l'article Accueil & Interface, et plus particulièrement la présentation de la barre de navigation verticale.

Interface du module

Après avoir cliqué sur Documents dans la barre de navigation latérale vous obtenez l'écran suivant composé de trois zones :

• la colonne de gauche qui permet de naviguer dans les Drives, les répertoires ...
• la barre d'outil avec ses 4 icones
• la zone d'affichage des répertoires et fichiers visibles, des partages en cours ...

La colonne de gauche

	Cet item liste tous les répertoires et tous les fichiers de tous les Drives auxquels vous avez accès dans la zone d'affichage. (voir Quel type de Drive choisir ?)
	Cet item liste les actions récentes sur les fichiers des Drives auxquels vous accédez.
	Lorsqu'un répertoire, un document vous intéresse plus particulièrement, vous pouvez le marquer comme Favoris et cet item vous permettra de le retrouver facilement ensuite.
	Cet item affiche les répertoires et documents présents dans votre Drive Individuel
	Cet item affiche les Drive d'Entitépour les entités qui ont fait activer leur drive et propose dans la fenêtre d'affichage l'affichage de leur quota et de leur remplissage.<\br>
	Cet item affiche les Drive Thématique créés lors de la mise en place d'un espace de travail et propose dans la fenêtre d'affichage l'affichage de leur quota et de leur remplissage.<\br>
	Cet item peut-être réduit ou non (s'il n'affiche pas d'information, il faut cliquer dessus pour obtenir l'image de la ligne suivante)
	Cet item filtre l'affichage et vous permet de rechercher : ce que vous partagez aux autres, ce que l'on vous partage ... <\br> parmi tous les drives auxquels vous accédez.
	Cette fonctionnalité Nextcloud n'est pas fonctionnelle au sein du Bnum car les étiquettes sont vues de tous, modifiables par tous ...
	Cet item permet de récupérer les fichiers supprimés tant que vous ne l'avez pas vidé.
	Le quota affiché dans cette colonne est celui de votre Drive Individuel, vous retrouvez les quotas des DriveE et DriveT en utilisant les items Espaces d'entités et espaces de travail présentés ci-dessus.<\br> Les paramètres concernent l'affichage (ou non) des fichiers cachés, l'affichage tronqué (ou non) des vignettes de images ... certains ne sont pas pris en compte par le Bnum.

La barre d'outils

Les icones présentes permettent de :

• Revenir à l'affichage des dossiers et fichiers si l'on est en train d'afficher l'activité ou de gérer un fichier Keepass,
• Afficher l'activité sur les fichiers (Plus fournis que l'item Récents),
• Gérer (déposer, éditer ...) un ou plusieurs fichiers Keepass dans le Bnum,
• Rechercher dans le module Documents

La zone d'affichage

Elle contiendra soit :

• une liste de fichiers et de répertoires,
• un fichier en cours d'édition ou de co-édition

Gérer les fichiers

Déposer ou Créer des fichiers

Envoyer un fichier

Pour ajouter un fichier dans votre espace de stockage, il suffit de cliquer sur le bouton "+" du menu "Fichiers"

La première option Envoyer un fichier invite à sélectionner un fichier ou un répertoire sur son ordinateur pour l'ajouter sur le serveur.

Les autres options permettent de créer un nouveau fichier ou répertoire directement sur le serveur (les types de fichiers proposés dépendent des modules additionnels installés sur le serveur, texte, feuille de calcul et présentation ...).

Glisser-Déposer

A l'instar de beaucoup d'applications, le stockage vous permet d'utiliser la fonction glisser-déposer ou Drag & Drop pour déposer un répertoire ou un fichier depuis votre disque dur vers le Bnum.

Déplacer, Copier, Télécharger, Supprimer un fichier

Avant de choisir l'action à effectuer, il faut sélectionner un (ou plusieurs) fichier(s) puis dans le menu ...Actions cliquer sur le choix attendu.

Marquer vos fichiers ou dossiers les plus utiles

Pour retrouver plus facilement vos fichiers ou dossiers les plus utiles dans votre travail, vous pouvez en vous positionnant sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez remarquer le taguer comme Favoris.

Les fichiers et les dossiers favoris seront ensuite disponibles directement en cliquant sur l'item Favoris dans La colonne de gauche

Récupérer un fichier effacé

Lorsque vous supprimez un fichier et que vous souhaitez le restaurer, vous retrouverez ce dernier dans votre poubelle (voir La colonne de gauche)

Cette poubelle contient les documents et répertoires supprimés depuis votre Drive individuel mais aussi ceux supprimé depuis un drive d’entité ou thématique auquel vous avez accès.

Les sécurités existantes

Il n’est pas possible de demander aux équipes techniques du Bnum la restauration d’un fichier donné pour un utilisateur particulier.

Tous les documents déposés dans Mdrive sont stockés dans le centre serveur de Paris, sauvegardés chaque jour en 2 lieux différents mais ces sauvegardes sont destinées à permettre une restauration globale pour tous les utilisateurs en cas de défaillance majeure des équipement du centre serveur.

Retrouver une version plus ancienne d'un fichier

A chaque fois qu’un document est modifié, Nextcloud enregistre une nouvelle version. Vous pouvez à tout moment télécharger (via l’icone en forme de flèche vers le bas près du 1) ou restaurer (via l’icone en forme de flèche arrondie près du 2) une ancienne version de votre fichier.

La fréquence des versions est plus élevée sur un document en cours de rédaction puis diminue au fil du temp (plus de détails ici). Le système de gestion de versions n’utilise jamais plus de 50% de l’espace disponible. Si les versions conservées dépassent cette limite, Nextcloud efface les plus anciennes versions de vos documents jusqu’à respecter à nouveau la limite.