Créer un évènement

Qu'est-ce qu'un événement ?

Le concept d'évènement est lié à l'utilisation d'un Agenda.

Il peut s'agir :

• d'un rendez-vous comme "Point avec M. X"',
• d'une web-conférence "Webinaire DETN",
• d'une plage horaire que vous vous réservez "Rédaction article Intranet",
• d'une information à mémoriser "Télétravail".

Chaque évènement dispose de caractéristiques que nous allons vous présenter dans cet article.

Comment créer un évènement ?

Un clic dans l'espace d'affichage de l'Agenda, ou l'utilisation de l'icone Créer de la barre d'outils, permet de créer un nouvel événement.

La fenêtre d'un événement comprend plusieurs zone à saisir, que nous allons vous détailler dans ce chapitre. Les deux seules zones qu'il faut obligatoirement renseigner sont :

• le titre de votre évènement,
• la période à laquelle il se déroule.

Comment décrire votre évènement ?

Définir un agenda

Cette zone permet de choisir l'agenda dans lequel vous voulez inscrire l'évènement.

Le choix proposé est :

• l'agenda sélectionné au moment de la création de l'évènement si vous avez le droit d'écrire dans cet agenda,
• votre agenda par défaut sinon (voir Configuration \ Ressources \ Agendas).

En cliquant sur la zone, une liste déroulante avec tous les agendas disponibles en écriture s'affiche, vous devez sélectionner un agenda.

Définir un rappel

Cette zone permet de définir un rappel, une notification, une alarme pour votre évènement (Voir Régler les notifications du Bnum). Elle propose par défaut la valeur que vous avez définie dans vos choix de configuration de vos agendas (voir Paramètre de rappel par défaut).

En cliquant sur la zone, une liste déroulante avec des valeurs courantes (15 minutes, 30 minutes, 1 heure, 1 jour ...) permet de choisir une autre valeur que votre choix par défaut, et si aucune ne convient, l'item Personnalisé en bout de liste permet de définir un rappel à votre convenance.

Définir un statut

Par défaut il n'y a pas de statut. Vous pouvez utiliser cette information pour partager vos disponibilités lorsqu'un organisateur souhaite vous inviter à une réunion.

Lorsque vous positionnez un statut, l'organisateur recevra l'information suivante :

• disponible pour un rendez-vous (libre, annulé ou télétravail),
• non disponible pour un rendez-vous (occupé ou congé)
• peut-être disponible pour un rendez-vous (provisoire)

Définir une sensibilité

Un évènement peut être :

• public (le détail sera visible par l'ensemble des personnes ayant accès à l'agenda) le symbole est un cadena ouvert
• privé (les agents accéderont uniquement aux plages horaires) le symbole est un cadena fermé

Donner un titre

C'est le nom de l'évènement, il sera visible dans l'agenda et dans la pop-up au survol de l'évènement.

Rattacher à une catégorie

Si vous positionnez le bouton On/Off à On, une liste déroulante apparait pour sélectionner une catégorie ou un espace de travail.

La liste propose 3 groupes d'item et un symbol attaché à chaque groupe pour vous aider :

• Aucune : pour remettre la zone à vide (vous pouvez aussi remettre le bouton à Off)
• Catégorie : qui liste toutes les catégories que vous avez définies dans votre configuration (voir Catégories)
• Espaces de travail : qui liste toutes les étiquettes liées à des groupes de travail aux quels vous appartenez (voir Catégories)

Choisir la période et la récurrence

Rendez-vous ponctuel

Pour décrire votre évènement vous devez maintenant définir ses jours et heures via des zones qui proposent :

• un calendrier pour les jours acessible en cliqaunt sur les zones jour début ou fin,
• une liste déroulante pour les heures de début et de fin qui proposent des pas d'un 1/4 heure et un item Personnalisé en fin de liste si vous souhaitez saisir un horaire plus précis.

Si votre évènement est à positionner sur une journée entière, il faut utiliser le bouton On/Off Journée entière, seules les zones jour début ou fin resteront affichées.

Rendez-vous récurrent

La récurrence permet de définir la fréquence de répétition de l'événement :

• sans récurrence (valeur par défaut),

• chaque jour, par exemple tous les jours, ou tous les 2 jours ...

• chaque semaine, par exemple les jeudis et vendredis chaque semaine, ou le mercredi toutes les trois semaines ...

• chaque mois à date fixe ou à date relative avec les listes déroulantes proposant de définir la semaine cible (premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier) et le jour dans la semaine (lundi à dimanche ou Jour du mois) par exemple pour une date fixe le 15 tous les deux mois, et pour une date relative tous les dernier jeudi de chaque mois ...

• chaque année à date fixe ou à date variable avec les listes déroulante, un seul ou plusieurs mois par an, par exemple tous les 1er mars chaque année ou le dernier vendredi du mois en janvier, février et septembre chaque année

Et pour finir la durée de la répétition :

• sans fin (à réserver aux évènements sans suppression ou modification d'occurence comme un anniversaire),
• un nombre de récurrence,
• une date de fin de récurrence.

Mode d'évènement

Un évènement peut se dérouler :

• en présentiel et le lieu détail du lieu peut-être saisie dans la zone texte disponible

• par audio-conférence il est alors obligatoire de saisir un numéro de téléphone et il est possible de donner un code d'accès.

Le site accessible depuis le bouton Réserver une audio-conférence est réservé aux agents du pôle ministériel MTECT.

• par web-conférence, par défaut l'évènement propose d'utiliser la webconférence intégré au Bnum (Voir Espace de réunion) et génère un nom de conférence aléatoire ainsi que les informations pour rejoindre la conférence en mode audio si besoin

Il est possible de modifier le nom de la conférence en cliquant sur l'icone crayon dans la zone Aa et donner un code pour sécurisé l'accès en le transmettant dans la zone cadenas.

L'évènement généré permettra ensuite à chaque participant d'accéder à la réunion depuis la page d'accueil du Bnum, son Agenda ... sans ressaisir les informations de connexion à la web-conférence.

• pour utiliser une webconférence externe au Bnum, il suffit de choisir dans la liste déroulante et une zone pour saisir le lien d'accès est proposé à la saisie.

Il est possible d'avoir un évènement qui se déroule en présentiel et en web-conférence en parallèle, il suffit de cliquer sur l'icone autant de fois que nécessaire pour saisir plusieurs mode d'évènement.

Pour un évènement il peut y avoir :

• 1 et 1 seul lien de type Web-conférence
• 1 et 1 seul lien de type Audio
• autant de mode présentiel que nécessaire

Ordre du jour

Les deux zones présentes dans cette partie permettent de :

• saisir un texte complémentaire au rendez-vous,
• ajouter une ou plusieurs pièces jointes à l'évènement en cliquant sur Joindre un fichier.

Comment inviter des participants ?

Ajouter un participant

Trois méthodes possibles :

• en commençant à saisir son nom, une liste est proposée et vous pouvez sélectionner le participant
• en cliquant sur l'icone en forme de bonhomme en bout de ligne, une pop-up affiche les annuaires et vous pouvez les parcourir pour sélectionner un participant
• en cliquant sur le bouton Ajouter tous les membres de l'espace + si vous avez rattaché l'évènement à un espace des travail (voir Lier à un espace de travail ou une catégorie

Définir un rôle au participant

Il est possible de spécifier si le participant est un :

• participant obligatoire,
• participant facultatif,
• animateur

en cliquant sur la flèche vers le bas (qui s'inverse alors) au bout de la ligne de saisie des noms.

Vous pouvez déplacer des participants d'un rôle à l'autre par Glisser-Déposer (Drag and Drop) ou saisir directement les partipants dans chaque case rôle en cliquant dans la case puis en saisissant un nom ou en utilisant l'icone bonhomme au-dessus des cases rôle.

Trouver une disponibilité commune

Après avoir ajouté tous les participants, vous pouvez si vous le souhaitez rechercher une plage de présence commune à tous

L'écran propose les 3 premières plages trouvées et vous propose au besoin de chercher d'autres disponibilités en cliquant sur le dernier bouton.

Le tableau reprend les participants à la réunion, pour tous les participants disposant d'un agenda dans le Bnum, leur disponibilité est reprise et il est rapide de chercher un créneau avec un maximum de personnes disponibles.

Notifier les participants

Vous ne souhaitez pas notifier les participants

Le bouton On/Off vous permet de ne pas envoyer de courriel aux participants. L'évènement sera créé dans leur calendrier respectif, ils pourront par l'interface de l'agenda vous faire parvenir leur choix sur leur participation ou non à votre évènement.

Vous souhaitez notifier les participants

Lors de la création d'un évènement

Lorsqu'en fin de création de votre évènement, vous cliquerez sur Enregistrez, tous les participants recevront un courriel, contenant un ics avec toutes les informations utiles (Titre, Notification, date, lieu, heure, récurrence ...)

Lors de la modification d'un évènement

• Lors de l'ajout d'un participant : le nouveau participant et tous les participants qui n'ont pas encore répondu (ou qui ont répondu "Peut-être") recevront le courriel
• Lors d'une modification majeure (date ou heure / lieu / suppression occurence) : tous les participants reçoivent le courriel et tous les participants doivent de nouveau confirmer leur présence ou non
• Lors d'une modification mineure (ce qui n'a pas été cité sur les points précédents) : les participants n'ayant pas encore répondu (ou qui ont répondu "Peut-être") recevront le courriel

Comment créer un évènement depuis un courriel ?

Si le courriel est une invitation

Il est possible de créer automatiquement un évènement dans votre agenda si vous recevez un mel contenant en pièce jointe un fichier au format ics. Nous appelons ce type de courriel un courriel d'invitation.

Les étapes présentées ci-après ne sont parfois pas proposées si le mel d'envoi du fichier .ics n'a pas été correctement généré par l'émetteur :

• Valider le choix proposé L'affichage d'un courriel d'invitation propose des boutons d'actions simplifiant la prise en compte de l'invitation reçue. SI vous cliquez sur le bouton Sauvegarder dans l'agenda l'évènement se créé à la date et heure affichée dans le panneau bleu.

• Traitement du courriel d'invitation (selon vos choix de paramétrage Invitations à l'événement) Par défaut, après la création de l'évènement dans votre agenda, le courriel d'invitation sera étiqueté à "Rdv Traité" et mis en "Lu"

Si le courriel n'est pas une invitation

Depuis un courriel ne contenant pas de pièce jointe .ics il est possible via le bouton plus disponible dans la barre d'outil du courriel de choisir l'option "Enregistrer comme un évènement" qui va prendre les informations du mél et pré-alimenter la boite de création d'un évènement. Tous le corps du courriel est repris dans la zone Ordre du jour, vous pouvez ensuite depuis cette zone les copier-coller pour par exemple avoir ensuite un lien de visio directement utilisable depuis l'accueil du Bnum.

Et pour aller plus loin ...

Vous venez de créer vos premiers évènements dans votre agenda, vous voulez maintenant les modifier, les supprimer ... nous vous expliquons comment faire et nous vous présentons en prime l'interface du module dans le Guide des fonctionnalités \ Agendas que vous pouvez consulter en cliquant sur le cartouche en dessous :

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