Créer un espace de travail

Cet espace vous permettra de travailler en équipe sur un projet, au sein d'un groupe de travail. Vous y retrouvez exactement les mêmes éléments que dans le Bnum avec un filtre qui vous permettra de ne voir, pour chaque module (messagerie, discussion, document, tache, calendrier) ce qui concerne directement l'espace de travail sélectionné.

La création d'un espace de travail est possible depuis le bouton Créer de la barre d'outils du Bnum. Il faudra choisir Espace de travail dans la pop-up qui s'ouvre alors, puis compléter les 3 étapes suivantes.

Première étape

Lors de cette étape, vous devez donner un nom à votre espace, cette zone est obligatoire, ce sera la seule au cours de ce processus de création d'un espace de travail, ne pouvant pas attribuer de valeur par défaut pour ce champ.

Vous pouvez compléter en choisissant :

• de définir un avatar pour votre projet en cliquant sur le rond coloré, vous accédez à un choix d'image et en l'absence d'image les 3 premières lettres du nom seront utilisées,
• de décrire votre espace en quelques mots, cette description sera reprise sur la page principale du module Espace de travail (voir Interface du module)
• de lui donner une thématique,
• de donner une durée de vie à cet espace (s'il correspond à un projet dont le terme est connu),
• de définir la portée de votre projet ; restreint par défaut, c'est à dire limité aux participants que vous inviterez ou public, c'est à dire accessible à toute personne utilisant le Bnum,
• de choisir une couleur pour votre projet ; en l'absence de choix de votre part, une couleur par défaut lui sera attribuée.

Vous cliquez ensuite sur Continuez

Deuxième étape

Si votre projet est restreint, vous pouvez :

• Ajouter des à présent des membres à votre espace, pour cela vous pouvez soit utiliser la complétion automatique des noms dans la zone Sélectionner des participants, soit choisir les membres au sein de vos contacts en cliquant sur l’icône Ajouter un contact présente au bout de cette zone de saisie.
• Choisir de gérer la liste des participants après la création de l'espace, pour cela en tant que créateur de l'espace, vous utiliserez le bouton Paramètres de la barre d'accès rapide de votre espace (voir l'article sur le module Espaces de travail

Quelque soit votre choix, pour passer à la dernière étape vous devez cliquer sur Continuer

Troisième étape

Au cours de cette dernière étape, vous choisissez les modules à ajouter à votre espace de travail.

Les modules Messagerie Mèl, Agenda et Liens utiles seront automatiquement disponible au sein de votre espace de travail.

Il est possible d'ajouter des modules supplémentaires au moment de la création, mais aussi à tout moment au cours de la vie de l'espace de travail.

Gestion de documents

Si vous souhaitez partager des documents au sein d'un Drive Thématique vous devez sélectionner ce module.

La disponibilité du Drive Thématique n'est pas immédiate mais peut nécessiter une attente jusqu'à 30 minutes.

Si vous êtes un agent du MI ou du MASA, vous ne pouvez pas créer un espace disposant d'un Drive Thématique ... mais si vous êtes invités dans un espace du MTECT disposant de ce module vous pourrez collaborer avec les membres de cet espace au sein du Drive Thématique attaché.

Tâches et Kanban

Si vous souhaitez utiliser le module Tâches ou un Kanban dans votre espace, vous cliquer sur le bouton et ces deux modules seront ajoutés à votre espace.

Si vous souhaitez utiliser un kanban déjà existant, vous pouvez cliquer sur la roue crantée présente sur le bouton, elle vous permettra de sélectionner un kanban dont vous êtes Administrateur.

Canal Tchap

En cliquant sur le module celui-ci sera ajouté à votre espace.

Si vous souhaitez utiliser un salon de discussion déjà existant, vous pouvez cliquer sur la roue crantée présente sur le bouton, elle vous permettra de sélectionner un canal de discussion dont vous êtes au minimum Administrateur.

Bonnes pratiques

Nommer un autre Administrateur

En tant que créateur de l'espace vous avez un rôle Administrateur. Il est important de nommer parmis les membres au moins un autre Administrateur pour pouvoir assurer la continuité de gestion (invitation, modification ...) en votre absence (voir Gérer les membres).

Trucs & Astuces

Comment savoir si j'utilise un module hors ou dans un espace de travail ?

Un espace de travail possède une couleur, choisie par son créateur ou utilise la couleur par défaut du thème. Lorsque l'on se positionne dans un espace de travail pour accéder à un module, un encadré nous le rappelle visuellement.

Cet affichage correspond à l'utilisation de Mon agenda depuis un espace de travail dont la couleur est verte, couleur reprise dans la barre d'accès rapide, autour de l'agenda et aussi pour les rendez-vous rattaché à ce même espace.

Ce même agenda, affiché depuis la barre de navigation rapide, propose les rendez-vous de l'espace de travail (ceux en verts) mais aussi tous les autres rendez-vous présents pour cette même semaine.

Masquer / Afficher la barre d'accès rapide

Si vous souhaitez masquer la barre d'accès rapide de l'espace de travail pour retrouver votre écran « en entier », cliquez sur la flèche blanche pointant vers le bas, située en haut de la barre ... celle-ci se replie et propose alors une simple flèche pointant vers le haut... un nouveau clic, elle se déplie.

Et pour aller plus loin ...

Vous venez de créer votre premier espace de travail, vous voulez maintenant l'utiliser ... nous vous présentons l'interface du module et ses différentes fonctionnalités dans l'article sur le module Espaces de travail