Initier ou participer à un songage

Quel type de sondage choisir ?

Il existe trois types de sondage, voici leur spécificité :

• Sondage de date, pour convenir à plusieurs de la meilleure date pour un rendez-vous, une réunion, un événement...
• Sondage libre, pour effectuer des petites enquêtes en soumettant une liste de propositions personnalisée à vos interlocuteurs,
• Prise de rendez-vous, pour proposer des créneaux de rendez-vous (pour une à x personnes) en mode "Doctolib".

Initier un sondage en 3 étapes

La création d'un nouveau sondage se fait à partir du bouton , présent sur la page d'accueil du module Sondage.

Décrire le sondage

Après avoir choisi le type de sondage qui vous convient, vous devrez renseigner quelque soit le type de sondage :

• des informations pour expliciter votre sondage :

  • le Titre du sondage (zone obligatoire) pour nommer votre sondage,
  • éventuellement l'Emplacement si l'information est pertinente,
  • et une Description destinée à décrire votre sondage aux participants.

• des options avancées pour affiner le comportement de votre sondage :

  • Sondage réservé aux utilisateurs authentifiés, pour obliger les personnes à utiliser leur compte de Messagerie Mèl pour vous répondre depuis le Bnum ou depuis le courrielleur. Si vos participants sont "internes", ce choix est conseillé car il vous permet ensuite de contacter simplement tous les répondants,
  • Permettre aux utilisateurs la possibilité d'une troisième réponse : 'Possible', pour permettre aux personnes interrogées de nuancer leur réponse,
  • Sondage masqué, les autres utilisateurs ne peuvent voir les autres réponses, ainsi personne ne répondra en fonction des réponses déjà présentes.

Et enfin, s'il s'agit d'un sondage Prise de rendez-vous, vous pouvez :

• Fixer le nombre de place par créneaux (zone numérique obligatoire), pour définir le nombre de participants (1 à x) par créneaux,
• Afficher les propositions dans mon agenda, pour bloquer dès à présent les créneaux que vous allez sélectionner lors de l'étape suivante,
• Rendre obligatoire la saisie d'informations utiles pour valider ce rendez-vous :
  • Activer l'ajout motifs de rendez-vous, pour obliger la personne à décrire la raison de sa demande,
  • Demander le téléphone de l'utilisateur, utile pour joindre la personne si elle ne peut pas s'authentifier car elle n'est pas dans notre annaire,
  • Demander l'adresse de l'utilisateur, utile pour écrire à la personne par courriel si elle ne peut pas s'authentifier car elle n'est pas dans notre annaire.

Quand vous avez terminer de décrire les informations générales du sondage, vous pouvez passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Accepter et continuer.

Choisir les propositions

Pour le sondage libre

Vous devez dans l'écran proposé saisir les différentes propositions de votre sondage.

Si vous n'avez pas assez de propositions dans la liste initiale, vous pouvez utiliser l'item Ajouter une proposition + présent en dessous de la liste. Si vous voulez supprimer une proposition l'icone en forme de poubelle en bout de ligne permet de supprimer cette dernière.

Lorsque la liste des propositions vous convient, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer les propositions du sondage pour passer à la troisième et dernière étape de la création de votre sondage.

Pour les sondages de date ou de prise de rendez-vous

Vous devez dans l'écran proposé, positionner tous les créneaux que vous souhaitez proposer soit pour trouver la "meilleure" date, soit pour la prise de rendez-vous à la "Doctolib"

Voici comment utiliser les différentes fonctions de l'écran :

• choisir des vues plus ou moins détaillées du calendrier en utilisant les boutons Liste, jour, semaine ou mois ,
• faire défiler le calendrier en utilisant les boutons < et > ou revenir au moment présent en utilisant le bouton Aujourd'hui ,
• masquer son agenda pour ne plus voir ses rendez-vous dans la grille horaire en utilisant le bouton Masquer votre agenda , le bouton devient alors Afficher votre agenda ce qui permet de retrouver l'affichage par défaut
• positionner les propositions en sélectionnant :
  • par simple clic les jours proposés pour le sondage, comme pour votre agenda, dans le calendrier affiché en vue Jour, Semaine ou Mois,
  • par clic/glisser pour sélectionner la durée souhaitée les plages horaires (uniquement en vue Jour ou Semaine)
• déplacer les propositions par cliquer/glisser (Drag & Drop)
• supprimer une proposition via la croix blanche, visible au survol d'une proposition de créneau
• dupliquer les créneaux saisies sur une semaine à la semaine suivante, via le bouton si chaque semaine, les créneaux pour la prise de rendez-vous sont les mêmes.

La vue Liste disponible depuis les boutons permet une saisie ligne à ligne des créneaux.

Cette vue est plus accessible et pour :

• ajouter un créneau utiliser la dernière ligne qui est vide,
• modifier un créneau cliquer dans les zones déjà renseignées et modifier,
• supprimer un créneau cliquer sur l'icone en forme de poubelle en bout de ligne.

Lorsque la liste des créneaux proposés vous convient, vous pouvez cliquer sur le bouton Continuer pour passer à la troisième et dernière étape de la création de votre sondage.

Inviter les participants à répondre

La fenêtre qui s'affiche lors de cette étape finale vous permet de :

• copier le lien du sondage que vous pouvez diffuser par courriel, dans un salon tchap ou par tout autre moyen aux personnes que vous voulez interroger, inviter ...
• ouvrir le sondage qui affiche la fenêtre permettant de gérer ce sondage jusqu'à la validation, l'archivage et la suppression (plus de détail dans l'article sur le module Sondage

Répondre à un sondage

Sondage de Date

Lorsque vous recevez une invitation à un sondage, vous pouvez :

• saisir automatiquement vos réponses en cliquant sur *Cocher selon vos disponibilités" dans la liste déroulante sous le tableau de saisie , vous répondez alors :
  • Oui à chacune des propositions pour laquelle vous êtes disponible, c'est à dire que vous n'avez aucun rendez-vous au statut occupé ou congé dans votre agenda
  • Non pour les autres dates.
• saisir manuellement vos réponses pour chaque date proposées en cochant selon votre envie.

Si l'organisateur a coché l'option avancée "Permettre aux utilisateurs la possibilité d'une troisième réponse" Alors, le sondage propose "Possible" comme choix supplémentaire pour date proposée.

La réponse automatique Cocher selon vos disponibilités répondra Oui si vous êtes disponible et vous laissera choisir en Possible ou Non si votre agenda comporte déjà un rendez-vous.

Après un clic sur le bouton Enregistrer,

un message propose de créer un événement provisoire dans votre agenda pour chacun de vos choix pour visualiser les plages susceptibles d'être occupées.

Tant que l'organisateur n'a pas verouiller le sondage, vous pouvez modifier vos réponses.

L'écran vous rappelle vos réponses précédentes et vous pouvez modifier selon vos nouvelles disponibilités.

Lorsque le sondage est verrouillé par l'organisateur, vous recevez un courriel de Pégase vous informant qu'une date a été fixée. Vous pouvez, depuis ce courriel, confirmer votre participation ou décliner l'invitation

Votre réponse peut être donné par plusieurs façons:

• cliquez sur un des boutons de choix Je participerai*" ou"Je ne participerai pas*",
• cliquez sur le bouton Voir le sondage qui ouvrira la page Sondage directement sur le sondage,
• ouvrez le module Sondage

Si vous avez choisi de répondre depuis le module sondage, en cliquant sur le sondage souhaité dans Mes réponses, une pop-up vous permet d'accepter ou de décliner votre participation à la daté fixée par l'organisateur.

Quelque soit la manière dont vous confirmez ou déclinez votre participation, si vous choisissez d'accepter, un événement confirmé sera créé dans votre agenda à la date validée. Quelque soit votre réponse, les événements provisoires préalablement positionnés dans votre agenda pour ce sondage seront supprimés.

Sondage Libre

Lorsque vous êtes convié à répondre à un sondage libre, Pégase affiche un tableau reprenant les différentes propositions que l'organisateur vous soumet :

Une fois votre sélection effectuée, vous cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider votre participation.

Sondage de Prise de Rendez-vous

L'organisateur vous invite à prendre un rendez-vous, la page du sondage vous propose les créneaux encore disponible et vous pouvez choisir celui que vous souhaitez réserver en cliquant sur le bouton Valider.

Cette validation affichera ensuite une pop-up qui vous permettra de créer le rendez-vous dans votre agenda et celui de l'organisateur s'il a retenu cette option.

Si vous souhaitez modifier votre choix, en choisissant un nouveau créneau dans l'écran précédent, le créneau initial est libéré et de nouveau disponible pour un autre participant.

Vous pouvez-aussi supprimer votre choix et libérer ainsi le créneau réservé sans en choisir un autre.