Réserver un bureau en FlexOffice

Cette fonction du Bnum utilise le module Agenda et propose un type de rendez-vous particulier.

Comment réserver un bureau ?

Deux méthodes sont possibles pour accéder à la réservation d'un bureau proposé en flex-office :

• Depuis le module Agenda utiliser le bouton Planifier
• Dans la fenêtre de création d'un évènement, choisir le Mode d'évènement FlexOffice puis cliquez sur le bouton Réserver une ressource

La pop-up qui s'affiche vous permet de rechercher un bureau libre et de le réserver.

Sélectionnez à minima la Ville

Puis vous pourrez filtrer les ressources proposées en utilisant les listes :

• Bâtiment

• Etage

• Salle

• Filtre

Finalisez votre réservation en choisissant une ressource disponible pour le jour et l'horaire souhaitez

Dans la copie écran, la place disponible dans le bureau 17S14 est déjà occupée.

Je choisis donc :

• en cliquant sur le bouton radio la place dans le bureau 4S14
• de 7h00 à 10h30 (le bouton journée entière permet de réserver dans préciser ses horaires)
• puis je clique sur Enregistrer.

La fenêtre de création d'un évènement intègre alors le bureau comme participant à une réunion avec vous.

Le titre proposé permet de repérer facilement qu'il s'agit d'une réservation d'un bureau en FlexOffice et la disponibilité verte du bureau confirme que vous avez bien retenu une ressource disponible. Pensez à cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer votre réservation.

Comment modifier une réservation en FlexOffice ?

Le plus simple est de faire en deux temps :

• supprimer l'évènement créé initialement,
• créer une nouvelle réservation,

afin de bien libérer le bureau et permettre à quelqu'un d'autre de le réserver.

Comment retrouver plus facilement "mes" bureaux préférés ?

Lorsque vous listez les ressources d'un site, chacune dispose d'une étoile, si vous cliquez sur cette étoile, la ressource est mémorisée comme "préférées" et sera proposée en priorité.

Comment déclarer les bureaux FlexOffice d'un site ?

Vous êtes gestionnaire d'un site, vous voulez proposer des ressources en FlexOffice, il vous suffit de compléter le tableau InitialisationFlexOffice.csv puis de le retourner via un ticket SPS. Vos ressources seront alors intégrées dans les ressources proposées via le FlexOffice.